Privacyverklaring AVG 2018
Zwager & Kleyn c VVE Beheer hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgege-vens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Zwager & Kleyn c VVE Beheer houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Doelstelling
Als Zwager & Kleyn c VVE Beheer zijn wij in opdracht van de VvE verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het beheer van de VvE. Daarnaast verwerkt Zwager & Kleyn c VVE Beheer persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden, zoals bijvoorbeeld het afhandelen van betalingen;
- Communicatie over opdrachten en/of uitnodigingen;
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
- Het verwerken van persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn (bijvoorbeeld inzake de aan- of verkoop van een appartementsrecht).
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Een overeengekomen opdracht;
- Uw lidmaatschap van een VvE.
Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken
Voor de genoemde doelstellingen kan Zwager & Kleyn c VVE Beheer de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam, voorletters;
- Tussenvoegsel
- Achternaam;
- Geslacht;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Bankrekeningnummer;
- Overige persoonsgegevens die u zelf actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op ons web portaal aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
- IP-adres (bij het afgeven van een digitale verklaring).
Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Zwager & Kleyn c VVE Beheer zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld dan wel op grond van de wet is vereist. Dit is gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Delen met anderen
Zwager & Kleyn c VVE Beheer deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichtingen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft.
Wij maken gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van onze (digitale) administratie;
- Het innen van debiteurensaldo's;
- Het opslaan van data;
- Het verzorgen van de internetomgeving t.b.v. het webportaal.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Met bedrijven die opdrachten uitvoeren in opdracht van uw VvE, sluiten wij geen verwerkersovereenkomst. Zwager & Kleyn c VVE Beheer is derhalve niet verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens door deze bedrijven. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging
Zwager & Kleyn c VVE Beheer neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Zwager & Kleyn c VVE Beheer van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@zkvb.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Zwager & Kleyn c VVE Beheer zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Contactgegevens
Zwager & Kleyn c VVE Beheer
Postbus 10620
2501 HP Den Haag
070-3638943
info@zkvb.nl
Download onze privacyverklaring:
